FERRETERIA Y METALURGICA METALCIEN
VERSION: 1.0
NOVIEMBRE DE 2009
REALIZADO POR:
CARLOS GARCIA SIERRA
MAURICIO MARTINEZ CARREÑO
REALIZADO PARA:
FERRETERIA Y METALURGICA METALCIEN
ID: 23240
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
REGIONAL SANTANDER
CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL
ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION
FORMULACION…………………………………………………..4
JUSTIFICACION………………………………………………….5
PRESENTACION………………………………………………….6
ESTADO DEL ARTE……………………………………………...7
MARCO TEORICO………………………………………………..8
MARCO METODOLOGICO……………………………………9
MARCO TECNOLOGICO………………………………………10
DESARROLLO DE LA METODOLOGIA…………………11
IDENTIFICACION DE LAS
DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL SISTEMA….....12
ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION………..13
DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL………………....13
DICCIONARIO DE DATOS…………………………………….15
MINI ESPECIFICACIONES…………………………………...16
GLOSARIO DE TERMINOS……………………………………21
CONCLUCIONES………………………………………………….25 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………….26
DIGRAMA DE CONTEXO……………………………………….15
DIGRAMA DE FLUJO DE DATOS……………………………19
MODELO ENTIDAD / RELACION…………………………..20
INTRODUCCION.
El presente proyecto hace referencia a la sistematización y automatización de los procesos de venta e inventarios de la empresa METALCIEN.
En la empresa METALCIEN, se pudo identificar la falta de un sistema confiable que le permita a la empresa optimizar sus procesos y hacerla mas competitiva. Una de las debilidades que se pudo observar es que no se tiene sistematizado el inventario de la empresa y por consiguiente dicho inventario no se actualiza en tiempo real, lo que genera perdida de tiempo. Otra de las deficiencias se encuentra a la hora de hacer una venta, ya que se tiene que realizar con catálogos o manuales, lo que la hace poco eficiente para el vendedor, debido a que le toma mucho tiempo verificar las existencias de los productos en el stock y no le permite ofrecerle alternativas de productos confiables al cliente. También se encontró, el poco control que hay sobre las ventas y desempeño de los empleados en la empresa.
Considerando lo planteado anteriormente se implementara un software que permita automatizar los procesos de la empresa, para de esta manera optimizarlos y hacerlos mas eficientes que es el objetivo principal.
FORMULACION.
Teniendo en cuenta las necesidades de la empresa METALCIEN, se requiere implementar en dicha empresa la automatización de los procesos de venta, facturación, inventario, entrega de mercancías y de esta manera darle una mayor eficiencia a estos procesos, ofrecerle una mayor satisfacción a sus clientes, un mejor desempeño de sus empleados y hacerla mas competitiva dentro del mercado local. Que son sus objetivos principales.
Para esto se implementara un software llamado INVENTORY, que le generara enormes beneficios y le permitiría alcanzar sus objetivos a la empresa. Los desarrolladores de este software serán los señores Carlos García Sierra y Mauricio Martínez Carreño, este software será desarrollado para la empresa Ferretería y Metalurgia METALCIEN, ubicada en el la ciudad de Bucaramanga.
JUSTIFICACION.
Es necesaria la implementación del software INVENTORY, para la automatización de los procesos de venta, facturación, inventario y entrega de mercancías. Para así brindarles un mejor servicio a sus clientes, otro de los beneficios que generara el software es obtener un desempeño más eficiente por parte de los empleados. También se desea entender como funciona éste software dentro de una empresa y dejar un sistema que podrá ir creciendo junto con la empresa, para esto es necesario que se adapte completamente al sistema y tenga un continuo mejoramiento y así cubrir todas las necesidades de la empresa.
PRESENTACION.
Este documento plantea básicamente una guía para ofrecerle una solución efectiva a la empresa METALCIEN.
Con el propósito de hacer más competitiva y eficiente en sus procesos de venta y actualización de inventarios a la empresa METALCIEN, se sugiere implementar un software que le permita automatizar dichos procesos.
Es conveniente mencionar que para realizar la implementación del software, se tienen en cuenta los requerimientos de la empresa METALCIEN que fueron identificados mediante una investigación desarrollada en la empresa, que permitió identificar dichos requerimientos, teniendo en cuenta esto se desarrollara un aplicativo que permita conseguir los objetivos previamente establecidos y darle una solución efectiva a la empresa.
Para el desarrollo del proyecto se plantean las siguientes fechas en esta tabla.
ESTADO DEL ARTE.
Teniendo en cuenta las necesidades de la empresa METALCIEN y después de haber realizado una investigación para identificar los requerimientos de la empresa, esta en desarrollando un software llamado INVENTORY, que de implementarse hará viable la automatización de los procesos de venta y la actualización en tiempo real del inventario de la empresa, de esta manera el desarrollo y la implementación de este software le permitirá a la empresa posicionarse, evolucionar y modernizarse que es lo que exige el mercado para ser mas competitivos.
MARCO TEORICO.
Durante la etapa de análisis para identificar los requerimientos de la empresa METALCIEN, se pudo establecer que la empresa en mención carecía de un sistema que le permitiera desarrollar sus procesos de una manera más eficiente, organizada y controlada por parte de sus administradores para brindarles una mayor seguridad y confiabilidad en estos procesos. Los objetivos específicos y generales que requiere la empresa para darle una solución efectiva, la plantemos con la implementación de un software que le permita a la empresa automatizar sus procesos, esta recomendación se hace después de haber delimitado e identificado los objetivos del caso en estudio.
Para llegar a estas conclusiones se tienen en cuenta la recolección de información que se llevo acabo en la empresa METALCIEN, la cual se obtuvo realizando la observación detallada de sus procesos internos y las entrevistas hechas a los empleados de la empresa, estas fueron las fuentes primarias de esta investigación. Por otra parte se consulto en la web, para tener conceptos más claros del mercado en que se desarrolla la actividad comercial de la empresa, esta fue la fuente secundaria para la investigación.
MARCO METODOLOGICO.
El método utilizado para identificar los requerimientos de la empresa y de esta manera generarle una solución a estas necesidades, se obtuvo mediante la recolección de información entre el personal que labora en la empresa, ya sea en el área administrativa y operativa.
A esta conclusión se llego después de hacerse una investigación utilizando las técnicas de recolección de información como son:
La observación que permitió recolectar información de una manera muy objetiva ya que no hubo intervención por parte de los empleados de la empresa. Otra de las técnicas utilizadas fue la entrevista con los empleados de la empresa que aportaron información útil para conocer los procesos de la empresa, conocer posibles propuestas de mejoramiento, e identificar las necesidades de la empresa.
Teniendo en cuenta la información recolectada se plantea la implementación de un software que le permite a la empresa automatizar sus procesos y de esta manera ofrecerle una solución efectiva.
MARCO TECNOLOGICO.
El proyecto de desarrollo del software, para la automatización de inventarios llamado INVENTORY, se desarrolla teniendo en cuenta los estándares, las herramientas y técnicas necesarias para conseguir los objetivos, que permitan optimizar los procesos de la empresa que implemente el software. Este aplicativo cumple con los estándares de seguridad, que les permitirá a los administradores de la empresa tener un mayor control sobre las operaciones realizadas en el sistema de la empresa. Otro de los beneficios que hace sostenible este proyecto es que le genera agilidad y eficiencia al desempeño de los empleados o usuarios de la empresa. A mediano y largo plazo se pretende que el aplicativo evolucione junto con la empresa y se genere un continuo mejoramiento.
DESARROLLO DE LA METODOLOGIA.
IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE.
La identificación de las necesidades de la empresa en estudio se estableció, después de realizar una investigación que permitió conocer los procesos internos de la empresa, establecer los objetivos principales y determinar sus requerimientos:
Se estableció que la empresa requería de la sistematización, en proceso de venta que permita hacer esta actividad de forma ágil y eficiente, que permita ofrecerle mayor satisfacción al cliente.
La empresa requiere automatizar el inventario de la empresa, esto le permitirá actualizar el inventario en tiempo real, con lo que ganara en eficiencia y tiempo.
Poder ofrecerle al cliente alternativas factibles, en productos y servicios que cumplan con las expectativas del cliente.
Generar mayores controles por parte del administrador del sistema, para de esta manera conocer detalladamente el desempeño de los empleados de la empresa.
Mejorar el proceso de entrada y salida de mercancía con la automatización del inventario, que le genere mayor confiabilidad y seguridad a la empresa.
DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL SISTEMA.
En el siguiente documento se describe los requisitos del software que se desarrolla, este software automatizara los procesos de venta e inventarios de la empresa. El software requiere la instalación de ciertas herramientas CASE (Ingeniería de software asistida por ordenador) como los son Framework.Net 2, java; para la visualización de los efectos en cambio de ambientación y de paginas de forma dinámica y amigable utilizando aplicativos de submenús flas
Y shockwave.
También se requiere u motor de base de datos MySQL, dinámico y confiable q cuenta con backup inmediatos luego de cualquier movimiento en la base de datos, y equipado con un aplicativo interno que le permite organizar y transmitir datos de una terminal a otra casi instantáneamente.
El software requiere Visual.net 2008 Para su programación y como herramienta de ensamble entre sus diferentes partes, estando así a la vanguardia en equipos y en funcionalidad y aplicación de software.
ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El objetivo de este proceso es la obtención de una especificación detallada del sistema de información que satisfaga las necesidades de información de los usuarios y sirva de base para el posterior diseño del sistema.
DESCRIPCION DEL SISTEMA ACTUAL.
La empresa Ferretería y Metalúrgica METALCIEN se dedica a la distribución de láminas de aluminio y sus accesorios metálicos para la construcción. Así mismo cuenta con maquinaria industrial que permite la elaboración de canaletas, rejas, puertas, etc. La empresa se encuentra ubicada en el área metropolitana de Bucaramanga.
El área administrativa esta conformado por el siguiente personal humano: gerente de la empresa, un administrador, una secretaria, dos vendedores y el contador; que son los usuarios del sistema actual.
Haciendo una descripción de la parte tecnológica del área administrativa, esta cuenta con tres equipos de cómputo, una impresora y un switch. Dichos equipos se encuentran en red con una distribución de topología en estrella, el sistema operativo con el que cuentan las tres maquinas es Windows XP Profesional versión 2002 SP2, la impresora tipo Láser al igual que los equipos cuenta con su propia tarjeta de red lo que permite ser miembro activo del grupo de trabajo.
La empresa cuenta con un software contable, encargado del manejo de la contabilidad, el software esta instalado el equipo del gerente y es compartido a la secretaria y al contador por medio de una unidad de red. Para el desarrollo de los demás procesos como son las ventas, el manejo del inventario, la entrada y salida de mercancías se realiza de forma manual y con la entrega de registros escritos.
CASO DE USO
DIAGRAMA DE CONTEXTO.
DICCIONARIO DE DATOS.
A continuación se presenta el diccionario de datos, de los procesos detallados en el diagrama de flujo de datos.
Cliente: Persona que valida la propuesta y realiza la compra.
Vendedor: Usuario del sistema, quien realiza consultas, propuestas y realiza la venta.
Administrador: Encargado de administrar el sistema de automatización de la empresa METALCIEN.
Cargar y Descargar Ref. : Acción exclusiva del administrador para retirar o agregar referencias al stock.
Control: Opción que tiene el administrador para revisar todos los movimientos realizados por los usuarios del sistema.
Login: Entrada de identificación por parte de un usuario para iniciar sesión
Registrar: Introducir datos al sistema para ser validados por el sistema.
Consulta: Es la operación de verificación, que se hace en el sistema de los productos y servicios que tiene la empresa.
Propuesta: Es el listado de productos o servicio con su respectivo precio unitario y total, generado por el sistema.
Propuesta Alternativa: Es una opción que tiene el sistema en caso de que lo requiera.
Reportes: Documento que recibe el administrador por parte de los usuarios del sistema, de los operaciones y novedades de la empresa.
Validación: Aceptación por parte de cliente, a una propuesta realizada por el sistema o verificación de existencias por parte del sistema.
Factura: Comprobante de venta que imprime el sistema, para un pago.
Stock: Existencias reales de productos en bodega.
Actualización: Acción de modificar el stock de PRODUCTOS para reflejar las unidades reales.
Mini especificaciones.
Modulo: VENDER_ PRODUCTOS
Entrada: ID PRODUCTO, CANTIDAD VALIDADA, VALOR PRODUCTO, LISTA DE PRODUCTOS, FORMA DE PAGO, CANTIDAD DE PRODUCTOS
Salidas: ID PRODUCTO, CANTIDAD PRODUCTOS, CANTIDAD VALIDADA, ID VALIDADA, VALOR PRODUCTO, FORMA DE PAGO, LISTA DE PRODUCTOS
Función: Realiza venta de productos a un cliente.
Modulo: VALIDAR_PRODUCTO
Entrada: ID PRODUCTO, CANTIDAD PRODUCTO, ID VALIDADA, CANTIDAD VALIDADA
Salidas: ID PRODUCTO, CANTIDAD PRODUCTO, IDVALIDADA
Función: Realiza validación de existencia de producto.
Modulo: LEER_ DETALLES_ DE_ PRODUCTO
Entrada: NINGUNA
Salidas: ID PRODUCTOS, CANTIDAD DE PRODUCTO, VALOR PRODUCTO
Función: lee los datos del producto a vender
Modulo: VALIDAR_EXISTENCIAS_DE_ID
Entrada: ID PRODUCTO
Salidas: ID VALIDADA
Función: Verificar si un producto existe por su ID
Modulo: VERIFICAR_STOCK_PRODUCTO
Entrada: CANTIDAD PRODUCTO, ID VALIDADA
Salida: CANTIDAD VALIDADA
Función: verificar si hay suficiente stock de un producto
Modulo: SELECCIONAR_FORMA_DE_PAGO
Entrada: FORMA DE PAGO
Salidas: FORMA DE PAGO
Función: Selecciona forma de pago total o parcial
Modulo: MODIFICAR_STOCK_PRODUCTOS
Entradas: LISTA DE PRODUCTOS
Salidas: NINGUNA
Función: Modifica el stock de productos luego de una venta
Modulo: MODIFICAR_STOCK_PRODUCTOS
Entradas: COMPRA
Salidas: NINGUNA
Función: Modifica el stock de productos luego de una compra
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
MODELO ENTIDAD / RELACION.
Administrador: Tiene una relación de uno a muchos con el vendedor puesto que un administrador tiene a cargo muchos vendedores, además el administrador es el encargado de la actualización y el mantenimiento de un único stock.
Vendedor: el vendedor puede estar relacionado con múltiples ventas, de lo contrario las ventas llevan una relación única y exclusiva con cada vendedor.
Venta: todas las ventas son descontadas de un único inventario.
Cliente: un cliente tiene derecho a muchas ventas pero en cambio una venta corresponde a un solo cliente.
GLOSARIO DE TERMINOS
Requerimiento: Características que se desea que posea un sistema o un software
Automatización: Del griego antiguo auto: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.
El alcance va más allá que la simple mecanización de los procesos ya que ésta provee a operadores humanos mecanismos para asistirlos en los esfuerzos físicos del trabajo, la automatización reduce ampliamente la necesidad sensorial y mental del humano. La automatización como una disciplina de la ingeniería es más amplia que un mero sistema de control, abarca la instrumentación industrial, que incluye los sensores y transmisores de campo, los sistemas de control y supervisión, los sistema de transmisión y recolección de datos y las aplicaciones de software en tiempo real para supervisar y controlar las operaciones de plantas o procesos industriales.
Stock: Es una voz inglesa que se usa en español con el sentido de existencias o reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro. En el lenguaje comercial y financiero su empleo como anglicismo es frecuente, y por ello la RAE recomienda evitarlo y utilizar las voces en español correspondientes a cada contexto.
Framework.net: .NET Framework se incluye en Windows Server 2008 y Windows Vista y Windows 7. De igual manera, la versión actual de dicho componente puede ser instalada en Windows XP, y en la familia de sistemas operativos Windows Server 2003. Una versión "reducida" de .NET Framework está disponible para la plataforma Windows Mobile, incluyendo teléfonos inteligentes. La norma (incluido en ECMA-335, ISO/IEC 23271) que define el conjunto de funciones que debe implementar la biblioteca de clases base (BCL por sus siglas en inglés, tal vez el más importante de los componentes de la plataforma), define un conjunto funcional mínimo que debe implementarse para que el marco de trabajo sea soportado por un sistema operativo. Aunque Microsoft implementó esta norma para su sistema operativo Windows, la publicación de la norma abre la posibilidad de que sea implementada para cualquier otro sistema operativo existente o futuro, permitiendo que las aplicaciones corran sobre la plataforma independientemente del sistema operativo para el cual haya sido implementada. El Proyecto Mono emprendido por Ximian pretende realizar la implementación de la norma para varios sistemas operativos adicionales bajo el marco del código abierto.
C.A.S.E.: Las herramientas CASE (Computer Aided Software Engineering, Ingeniería de Software Asistida por Ordenador) son diversas aplicaciones informáticas destinadas a aumentar la productividad en el desarrollo de software reduciendo el costos de las mismas en términos de tiempo y de dinero. Estas herramientas nos pueden ayudar en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en tareas como el proceso de realizar un diseño del proyecto, calculo de costos, implementación de parte del código automáticamente con el diseño dado, compilación automática, documentación o detección de errores entre otras.
Sistema de software que intenta proporcionar ayuda automatizada a las actividades del proceso de software. Los sistemas CASE a menudo se utilizan como apoyo al método.
Java: Java es un lenguaje de programación orientado a objetos desarrollado por Sun Microsystems a principios de los años 90. El lenguaje en sí mismo toma mucha de su sintaxis de C y C++, pero tiene un modelo de objetos más simple y elimina herramientas de bajo nivel, que suelen inducir a muchos errores, como la manipulación directa de punteros o memoria.
Las aplicaciones Java están típicamente compiladas en un bytecode, aunque la compilación en código máquina nativo también es posible. En el tiempo de ejecución, el bytecode es normalmente interpretado o compilado a código nativo para la ejecución, aunque la ejecución directa por hardware del bytecode por un procesador Java también es posible.
Shockwave: Es un plugin para navegadores web que permite la reproducción de contenidos interactivos como juegos, presentaciones, aplicaciones de formación, etc, anteriormente llamado Macromedia Shockwave. A menudo es confundido con el plugin de la misma casa Adobe Flash Player. Esto se debe a una agresiva campaña publicitaria lanzada al final de los noventa. Shockwave es el primer plugin desarrollado por Macromedia (absorbida después por Adobe) y el que, relativamente, ha obtenido menos éxito. En un intento por aumentar su presencia en el mercado y ayudar a promover otros formatos multimedia, todos los players de Macromedia empezaron a utilizar 'Shockwave' en su nombres, como en Shockwave Flash. Esto llevo a que la línea de cada producto se confundiera.
MySQL: Es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo y multiusuario con más de seis millones de instalaciones.[1] MySQL AB —desde enero de 2008 una subsidiaria de Sun Microsystems y ésta a su vez de Oracle Corporation desde abril de 2009— desarrolla MySQL como software libre en un esquema de licenciamiento dual.
Backup: Una copia de seguridad o backup en informática es un archivo digital, un conjunto de archivos o la totalidad de los datos considerados lo suficientemente importantes para ser conservados. También se emplea el término a veces como un eufemismo para denominar a cualquier archivo pirata. La única diferencia reside en haber comprado anteriormente el contenido del backup o haberlo creado el poseedor.
Visual.net: es un lenguaje de programación orientado a objetos que se puede considerar una evolución de Visual Basic implementada sobre el framework .NET. Su introducción resultó muy controvertida, ya que debido a cambios significativos en el lenguaje VB.NET no es compatible hacia atrás con Visual Basic, cosa que causó gran división en la comunidad de desarrolladores de Visual Basic.
La gran mayoría de programadores de VB.NET utilizan el entorno de programación Microsoft Visual Studio .Net en alguna de sus versiones (Visual Studio .NET, Visual Studio .NET 2003 o Visual Studio .NET 2005), aunque existen otras alternativas, como SharpDevelop (que además es libre). Como pasa con todos los lenguajes de programación basados en .NET, los programas escritos en VB.NET requieren el Framework .NET para ejecutarse.
CONCLUCIONES.
Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la empresa METALICEN debe posicionarse frente a la competencia. De esta manera se beneficia la empresa, los empleados y sus clientes. Ya que una compañía bien organizada trabaja con mayor eficiencia y mejor calidad.
La implementación de un nuevo sistema que permita automatizar sus procesos de venta e inventario sería una buena decisión para que METALICEN se mantenga luchando en el mercado con mayor fuerza. Este sistema va ha reforzar la estructura de trabajo que tiene METALICEN, haciéndola mas eficiente y confiable. De esta manera puede llegar a ser más atractiva para el mercado.
Identificamos las necesidades del cliente teniendo en cuenta los requerimientos para iniciar el desarrollo de nuestro trabajo, familiarizándonos con la empresa y su entorno para tener una posición clara y objetiva
Se identifican problemas a solucionar con el sistema a desarrollar, en este punto ya conocemos totalmente los procesos de la empresa, hemos identificado plenamente las necesidades de la empresa y se establecen las ventajas del análisis de sistemas en la empresa.
Se proponen alternativas de solución para los problemas analizados anteriormente, en este punto ya tenemos soluciones concretas que le permitirán al sistema hacerse mas organizado y eficiente para de esta manera alcanzar los objetivos.
BIBLIOGRAFIA.
http://dat.etsit.upm.es/~carol/DocumentoCasosDeUso.pdf
http://www.csae.map.es/csi/metrica3/asiproc.pdf
http://www.mistareas.com.ve/conclusiones/como-se-hacen-las-conclusiones.htm
http://html.rincondelvago.com/analisis-y-diseno-de-sistemas-de-informacion_1.html
http://www.geocities.com/CollegePark/7328/si8.html
http://www.semac.org.mx/archivos/7-20.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
