GUIA 1 PROPUESTA

Bucaramanga, Agosto 1, 2009.
METALCIEN

Cordial Saludo,
Gracias por elegir a WORLD SYSTEMS LTDA para cubrir las necesidades de su Empresa. Estamos seguros que nuestros servicios satisfacen sus necesidades.
El documento adjunto describe claramente el desarrollo del nuevo sistema para el control y automatización de su inventario, podrá facilitar las consultas de inventario , cotizaciones y al mismo tiempo se actualizara en tiempo real la cantidad individual de productos de inventario(stock), en caso que algún producto del stock llegue a un mínimo predeterminado por el sistema se generara una alarma en el sistema que alertara tanto a los vendedores como administradores de la empresa con el fin de tener siempre el stock entero a disposición del cliente.
Si sus necesidades cambian, no dude en contactarnos y con gusto evaluaremos sus nuevos requerimientos.
Atentamente,
CARLOS GARCIA
MAURICIO MARTINEZ
GERENTE DE PROYECTO
cagarcia6@misena.edu.co
Anexo. Propuesta del Sistema





AUTOMATIZACION DEL SISTEMA
DE INVENTARIOS DE
FERRETERIA Y METALURGICA METALCIEN



INVENTORY 1.0
1 AGOSTO DE 2009



DESARROLLO DE SOFTWARE

CARLOS GARCIA SIERRA
MAURICIO MARTINEZ CARREÑO




INTRODUCCION

El objetivo principal de nuestra propuesta es la implementación de un nuevo software, que le permita a la empresa METALCIEN optimizar el proceso de inventario, mediante la automatización de este proceso, la empresa obtendrá mayor eficiencia en los demás procesos como, son el de cotizaciones, facturación, entrega de mercancía, consultas y actualizaciones en tiempo real.
Se pudo observar durante el análisis que se debían automatizar los procesos antes mencionados, para de esta manera consolidar a METALCIEN en mercado ya que en al actualidad es importante para las empresas actualizar y modernizar sus procesos para ser mas competitivas dentro del mercado.
Esto se alcanzar mediante la implementación de nuestro software en METALCIEN, ya que este cubre todas las necesidades de la empresa.




MISION

La importancia de nuestro software es que se adecuad de manera eficiente al sistema de al empresa, teniendo en cuenta esto podemos mencionar que esto le traerá grandes beneficios a la empresa que implemente nuestro software, tanto en lo económico como en lo competitivo frente a otras empresas, esto es una gran ventaja ya que el cliente espera ser atendido de forma eficiente y rápida.

VISION

Con la implementación del software se modernizaran los procesos de la empresa, aumentara su crecimiento y proyección en el mercado, tanto local como nacional, ya que en estos tiempos hay que modernizarse para ser competitivos. Teniendo en cuenta esto nuestro software tiene la ventaja de adaptarse a las exigencias que puedan presentarse en el futuro mediante la aplicación de soluciones alternativas, que lo hace tener un continuo mejoramiento muy importante en el desarrollo de sistemas.





OBJETIVOS GENERALES

• Optimizar los proceso de la empresa para ganar en eficiencia y tiempo para de esta manera ser mas competitivos
• Ahorrar costos a la empresa ya que se reduce en empleados contratados para realizar labores que puede hacer el software o en otro caso ubicar el empleado en otra área de la empresa donde sea necesario.
• Modernizar la empresa, en estos tiempos donde el mercado así lo exige para poder ser competitivos.
OBJETIVO ESPECIFICO
El objetivo especifico de nuestro software es la de automatizar los procesos mas importantes de al empresa, apara de seta manera hacerla mas eficiente y competitiva.
Logrando estos objetivos generara grandes beneficios tanto para sus dueños y empleados, ya que para los primeros modernizaran su empresa y de esta manera obtener mayores ganancias en lo económico y capitalizaran su empresa, para los empleados ganaran en eficiencia y reducirán el esfuerzo realizado en sus labores dentro de la empresa.




TABLA DE CONTENIDO
Carta de presentación…………………………………………………..1
Titulo de la propuesta…………………………………………………..2
Introducción……………………………………………………………….3
Visión y Misión…………………………………………………………….4
Objetivos……………………………………………………………………5
Resumen ejecutivo……………………………………………………….7
Descripción del estudio del sistema…………………………………..8
Resultado detallado del estudio del sistema………………………...9
Alternativa del sistema…………………………………………………..10
Recomendaciones del ingeniero de sistemas……………………....11-12
Resumen de la propuesta……………………………………………….13
Conclusiones………………………………………………………………14






RESUMEN EJECUTIVO

Los analistas de sistemas miembros de la empresa WORLD SYSTEMS LTDA, teniendo en cuenta la evolución de las empresas en el campo comercial y la gran competitiva que tiene el mercado, presenta esta propuesta creada por los analistas de nuestra empresa, cuyo proyecto de basa en la automatización de los inventarios de la empresa, el cual lograra la optimización de este proceso y de las consultas que realizaran los distintos usuarios del sistema.
Otro de los beneficios del sistema tendrá actualizados los inventarios de la empresa en tiempo real, ya que cada vez que se registre una venta o ingresen productos a la empresa el sistema los cargara o descargara del inventario de la empresa. También cuenta con un sistema de alerta en caso de que algún producto llegue a un mínimo predeterminado.
Por otra parte los beneficios que obtienen los clientes son el tiempo por la agilidad que brinda el sistema y en eficiencia ya que los empleados realizaran un mínimo de esfuerzo a la hora de realizar las consultas y controlar las existencias del inventario.
Nuestra propuesta está basada en un sistema controlada y definida por el usuario, ya que el administrador del sistema controlara fácilmente el sistema y controlara con seguridad las actividades de los demás usuarios del sistema.




DESCRIPCION DEL ESTUDIO DEL SISTEMA

Para la realización de la investigación del sistema, se aplicaron las técnicas de la observación y la entrevista.
Durante la observación se pudo establecer de forma objetiva, que en algunos procesos habían falencias dentro del sistema de la empresa investigada. Esto nos dio la posibilidad comenzar a plantearnos las posibles soluciones que podíamos aplicar, estos es uno de los beneficios de la observación ya que se obtiene información de manera objetiva y sin la influencia del grupo investigado.
También se obtuvo información muy valiosa de parte de los empleados y el administrador de la empresa, por medio de al entrevista ya que por medio de esta técnica se conoce la empresa de una manera mas detallada, también nos permitió conocer las inquietudes de los empleados y nos plantearon posibles soluciones que podían ser tomadas en cuenta en la investigación.





RESULTADO DETALLADO DEL ESTUDIO DEL SISTEMA

• Teniendo en cuenta lo importante que es para las empresas, sus procesos internos se pudo observar el desempeño de sus empleados en su entorno de trabajo. Pudimos percibir una serie de actividades realizadas por los empleados como son: Se tienen que realizar desplazamientos hasta la bodega para verificar la existencias de los productos, la demora en la actualización de los inventarios, la falta de una alerta para prevenir la escasez de los productos para la venta
• la posible adquisición de un software en el mercado que maneje el inventario de la empresa, seria de alto costo para el cliente, podría tener aplicativos que no son necesarios para la optimización de los procesos de la empresa, que lo haría de difícil manipulación para los usuarios.
• Desarrollar un software. Esta seria la alternativa mas eficiente para cubrir las necesidades de la empresa ya que se le darían soluciones concretas y puntuales a sus necesidades.




ALTERNATIVA DEL SISTEMA

La alternativa que se le puede dar a este sistema es la de tener a personal disponible para que haga la verificación de las existencias de los productos en la bodega, el continuo monitoreo al stock de productos para evitar el desabastecimiento de productos y el control de entrada y salida de mercancía de la bodega.
Estas labores son demasiadas para una sola persona por lo tanto se debería contratar personal adicional y esto generaría mas gastos para la empresa.
Una buena alternativa para ahorrar costos en este sentido será implementar el software inventory 1.0
BREVE DESCRIPCION
• Consultas: En este proceso el vendedor u otro empleado adicional debería desplazarse así la bodega para realizar las consultas sobre las existencias de los productos en bodega, esto generaría perdida de tiempo y obligaría a contar con personal adicional lo que generaría mayores gastos de nomina.
• Para la actualización del inventario es necesario revisar continuamente el inventario de forma manual por parte del encargado de la bodega, esta labor es complicada y lenta.
• Realizar los registros de forma manual por parte de los empleados en formatos obsoletos y poco utilizados ya por las empresas.



RECOMENDACIONES DEL INGENIERO DE SISTEMAS

En el sistema a construir se identifican dos componentes a implementar, uno que consta del componente hardware, que permitirá el transporte de la información para realizar las consultas y poderlas visualizar. Y un componente software, que permitirá la entrada de información, el proceso de esta y finalmente la salida de esta convertida en las consultas requeridas por el usuario.
La solución de la empresa WORLD SYSTEMS LTDA para la satisfacción de sus clientes es el software llamado INVENTORY 1.0
Esta versión del software tendrá las siguientes características.
• Se podrán realizar consultas de todo el stock de productos y servicios de la empresa, en sus distintas referencias, cantidades, marcas y sus características.
• Se generara una alerta en caso que algún producto del stock llegue a un mínimo previa mente determinado en el sistema, para evitar el desabastecimiento de algún producto.
• Mayor control en la entrada y salida de mercancía en bodega que generara también mayor seguridad.

• ctualización en tiempo real de los inventarios de la empresa, con lo cual se cargaran y descargaran los productos que salgan y entren de la bodega de la empresa automáticamente.
• Automatización de los procesos de la empresa, con lo que se ganara en eficiencia y optimización.
Para la implementación del sistema contaremos con hots en red, los cuales contaran con procesadores AMD Athlon 5000Mhz con una memoria de 1 GB, el software se encargara de procesar la información que el usuario de necesita para su consulta o actualización del sistema.
Características técnicas:

Equipos:
• Mother Boards MSI K8MM-V
• Procesador AMD athlon 5000Mhz
• 1 Gb Ram
• 120 Gb disco Duro
• Fuente atx
• Unidad DvD Ram
• Monitor LCD 17” Samsung
• Teclado Mouse Y parlantes.

Red: Tarjetas de red inalámbricas pci, router Belkin inalámbrico.
SOFTWARE
• Windows XP o nuevas versiones.
• Se debe contar con un manejador de Base de Datos ORACLE


RESUMEN DE LA PROPUESTA


En esta propuesta hemos planteado la automatización de los inventarios de la empresa METALCIEN que vende productos y servicios, ya que con la implementación de este software se optimizaran los procesos de la empresa. Otro de los beneficios además de ganar tiempo y ahorrar costos, pero el beneficio mas importante que obtiene el usuario es realizar las consultas automáticas en el sistema, de esta manera se agiliza el proceso y se evita el desplazamiento hasta la bodega por parte del vendedor, con esto se le brindara un mejor servicio al cliente en el mostrador, igualmente el encargado de la bodega realizara mas eficiente y mas raídamente su trabajo.
Con nuestra propuesta le brindaremos a la empresa mayor control, ya que con la implementación del loging y contraseñas personales para los usuarios del sistema, se conocerán todas las operaciones realizadas por los empleados en el sistema, otro de los beneficios para la empresa es en bodega ya que se conocerá de manera segura todos los movimientos en la bodega ya sea en la entrada o salida de mercancía.




CONCLUCIONES

Debido a la gran competencia que existe en el mercado, es importante implementar la automatización de los procesos dentro de esta empresa, ya que con esta importante herramienta, se gana en eficiencia, calidad y de esta manera la empresa METALCIEN se convertirá en una empresa con mayor proyección dentro del mercado en el que compite, generara mayores ganancias ya que podrá incrementar su productividad.
También debemos mencionar que es importante evolucionar para ser más competitivos y esta solo se alcanza implementando la modernización de los proceso dentro de la empresa